Vielleicht habt ihr euch auch immer schon gefragt, was es mit diesem blitzartigen Icon in Outlook auf sich hat?
Quicksteps fassen verschiedene Aktionen in einem Schritt zusammen. Einmal eingerichtet, sind sie eine echte Superwaffe. Fast wie coden- nur einfacher.
Leider sind sie nicht in der Web-App verfügbar, so dass ich der Desktop-Version die Treue halte.
Use Cases Mit Quicksteps können eingehende E-mail Anfragen mit nur einem Klick auf den vordefinierten Quickstep fast wie von Zauberhand automatisiert werden.
Die Use Cases sind vielfältig:
#1: Anfertigen einer vordefinierten Antwort zur voraussichtlichen Bearbeitungszeit oder Abfrage noch fehlender Informationen
#2: Newsletter in einem Ordner ablegen mit Wiedervorlage zum Lesen
#3: Eingehende E-Mails in einen bestimmten Unterordner ablegen
#4: Monatliche Reportings verschicken
#5: Eingehende Anfrage an das Ticket-System weiterleiten
Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!
How to: Ein Quickstep kann im Nu eingerichtet werden.
- Klicke auf Quicksteps→ Neuer Quickstep→ benutzerdefiniert
- Den Quickstep mit einem Namen versehen und wer mag, wählt noch ein passendes Symbol aus
- Wähle die entsprechenden Aktionen aus.
- Man kann mehrere Aktionen hinzufügen!
Ich nutze gerne folgende Aktionen:
- Organisation eines Abstimmungstermin mit der Fachabteilung, falls ein Briefing erforderlich ist
- Anfertigen einer vordefinierten Antwort mithilfe von Outlook Textbausteine zur voraussichtlichen Bearbeitungszeit oder Abfrage noch fehlender Informationen
- Einstellen eines Termin zur Prüfung der Anfrage im eigenen Kalender mit der Email-Anfrage als Anlage
- Erstellen einer Aufgabe, sei es in Outlook (immer mit Email als Anlage!) oder im Ticket-System der Rechtsabteilung
- Erstellung einer vorgefertigten Antwort zur abschließenden Prüfung
- Löschen der Anfrage-Email, um den Posteingang übersichtlich zu halten
- Ablage der Anfrage im vordefinierten Unterordner
- ggfs. Erstellen einer weiteren Aufgabe nebst Termin, um die Anfrage abstrakt als sog. „Evergreen“ für künftige Anfragen aufzubereiten und auf der entsprechenden Wiki-Page intern darzustellen
Und jetzt wird´s spannend- Wenn alle Aktionen erstellt sind, einfach bei einer eingehenden Email den vordefinierten Quickstep anklicken und wie von Zauberhand erledigt Quicksteps all die vordefinierten Schritte!
Wofür nutzt ihr Quicksteps?